De acuerdo a información entregada por Marilyn Bravo, Directora Regional de Contabilidad y Finanzas de O’Higgins y responsable de la iniciativa, el proyecto tiene como objetivo principal acelerar el pago oportuno de viáticos y reducir significativamente la carga administrativa, mejorando la calidad del servicio a las personas funcionarias y fortaleciendo la eficiencia del gasto público. Actualmente, este proceso concentra cerca de 360 mil RCF al año, lo que hacía necesaria una modernización integral.
Integración y automatización del ciclo completo
El proyecto integra y automatiza el ciclo completo de viáticos, desde la generación y firma de la RCF hasta el pago, la rendición y la contabilización, asegurando coherencia de la información entre los distintos sistemas institucionales involucrados, como Recursos Humanos, SSD, OPV/firmador MOP, SAFI y SICOF; eliminando reprocesos.
Más que una simple digitalización, la iniciativa racionaliza y simplifica el flujo del proceso, incorporando firma electrónica integrada en el sistema, propuestas automáticas de OP y GDR, controles sobre viáticos anticipados y vencidos, manejo de reintegros y paneles de gestión, avanzando desde un modelo centrado en la tramitación documental hacia una plataforma integral de gestión de viáticos.
Respuesta a problemáticas históricas del proceso
El nuevo sistema busca resolver los prolongados tiempos de tramitación y los retrabajos asociados a procesos manuales y fragmentados, que hoy requieren múltiples descargas y cargas de documentos, uso intensivo de correos electrónicos y conciliaciones entre plataformas.
Asimismo, enfrenta la falta de trazabilidad de punta a punta entre los sistemas que registran, numeran, firman, pagan y contabilizan los viáticos, así como las desalineaciones de información y saldos presupuestarios, situaciones que históricamente han generado errores, observaciones y demoras en los pagos.
Estado de avance y despliegue nacional
El proyecto ya superó su fase de diseño y se encuentra actualmente en marcha blanca en dos regiones, etapa que permitirá realizar ajustes funcionales, técnicos y operativos antes de su implementación a nivel nacional.
Finalizada esta fase, se contempla un despliegue nacional planificado, que incluirá capacitaciones, manuales, acompañamiento a los equipos y métricas de seguimiento, con el objetivo de asegurar una adopción ordenada y homogénea en todo el país.
Algunos componentes avanzados, como el control de reintegros, las validaciones de firmantes y el control del pago de reajustes, se incorporarán en iteraciones posteriores, conforme a la hoja de ruta definida en el diseño funcional del proyecto. Además, se contempla el fortalecimiento de la conexión entre el sistema de RRHH y el firmador MOP (OPV), eliminando definitivamente las descargas y cargas manuales de documentos.
Beneficios y desafíos
Entre los principales beneficios esperados se encuentran la reducción significativa de los tiempos de tramitación, el aumento de la productividad, la trazabilidad y coherencia de la información, el control presupuestario en línea y unificado, y la disminución de errores y observaciones, fortaleciendo así el control interno, la transparencia, la auditoría y la rendición de cuentas.
No obstante, el proyecto también identifica desafíos relevantes, como la gestión del cambio organizacional, que implica adoptar una nueva forma de operar, utilizar paneles de gestión en SICOF y abandonar prácticas paralelas como planillas y correos. A ello se suma la necesidad de asegurar la disponibilidad de los equipos durante la marcha blanca y el escalamiento, así como la continuidad de la hoja de ruta para completar todas las etapas del proyecto.
